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AAKIO – das digitale Werkverzeichnis
für professionelle bildende
Künstler:innen und Organisationen

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AAKIO Schulungen im Juni und Juli

Kurz-Workshops, Einführungen & Q&A – jetzt anmelden!

Q&A für Fortgeschrittene

In diesem Meeting beantworten wir Ihre Fragen, die beim Arbeiten mit AAKIO entstehen. Zum Beispiel: Was sind „Bestandteile“? Brauche ich Inventarnummern? Wo kann ich Notizen hinterlegen? Warum gibt es verschiedene Angaben zu Maßen? Wofür sind die Sprachfelder gedacht? – und vieles mehr.

Der Termin richtet sich an bereits aktive Nutzer*innen, die Fragen zu einzelnen Funktionen oder Details von AAKIO haben.

  • 23.06.2026
  • 19:00–20:00
  • Online Termin

Einführung in AAKIO

Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit AAKIO effizient arbeiten können.
Gemeinsam gehen wir alle Eingabefelder durch. Ich erläutere, welche Informationen in welchem Feld erfasst werden sollten – zum Beispiel Maße, Serien, Objektnummern, Bestandteile oder Provenienzen.
Darüber hinaus geben wir einen Ausblick darauf, wie AAKIO künftig weiterentwickelt wird.

Der Termin richtet sich sowohl an Interessierte als auch an registrierte Nutzer*innen, die ihre Arbeit mit AAKIO von Beginn an optimal strukturieren möchten.

  • 07.07.2026
  • 11:00–12:00
  • Online Termin

Einführung in AAKIO

Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit AAKIO effizient arbeiten können.
Gemeinsam gehen wir alle Eingabefelder durch. Ich erläutere, welche Informationen in welchem Feld erfasst werden sollten – zum Beispiel Maße, Serien, Objektnummern, Bestandteile oder Provenienzen.
Darüber hinaus geben wir einen Ausblick darauf, wie AAKIO künftig weiterentwickelt wird.

Der Termin richtet sich sowohl an Interessierte als auch an registrierte Nutzer*innen, die ihre Arbeit mit AAKIO von Beginn an optimal strukturieren möchten.

  • 21.07.2026
  • 14:00–15:00
  • Online Termin

Informationen

Was ist AAKIO?

AAKIO ist ein digitales Inventar für professionelle bildende Künstler:innen, kleine Museen und Galerien. Es strukturiert, verwaltet, katalogisiert und präsentiert künstlerische Werke, Vor- und Nachlässe – von der Einzelarbeit bis hin zu ganzen Serien und dem Gesamtwerk. Mit AAKIO hat man seine Werke im Überblick – und machen sie sichtbar für die Zukunft.

Wie funktioniert AAKIO?

AAKIO ist vollständig internetbasiert und ohne zusätzliche Installationen oder Plugins im Browser nutzbar. Die Software ist intuitiv gestaltet und ermöglicht eine einfache, übersichtliche Bedienung – unabhängig von technischen Vorkenntnissen. Künstler:innen, Museen und Galerien können ihre Werke direkt online erfassen, verwalten und präsentieren. Dank klarer Strukturen und moderner Benutzerführung lassen sich Informationen schnell pflegen und jederzeit abrufen – auf jedem Gerät mit Internetzugang. Voraussetzung sind einigermaßen aktuelle Browser und Betriebssysteme; bei älteren Versionen können vereinzelt Einschränkungen auftreten.

Warum gibt es AAKIO?

Mit AAKIO möchten wir eine wichtige Lücke schließen: Wir machen die Werke all jener Künstler:innen sichtbar und langfristig zugänglich, die Teil unserer Plattform sind. Unser Ziel ist es, künstlerisches Schaffen nachhaltig zu dokumentieren und für die Zukunft zu bewahren. Ab Sommer 2026 werden alle über AAKIO veröffentlichten Werke online für eine breite Öffentlichkeit zugänglich sein und komfortabel durchsucht werden können.

Was kostet AAKIO?

AAKIO bietet flexible Preismodelle, die sich an den individuellen Bedarf anpassen. Die monatlichen Paketpreise liegen für Mitglieder von Berufsfachverbänden - wie z.B. dem BBK - und fachbezogenen Verwertungsgesellschaften - wie der VG Bild-Kunst - bei 6,99 €. Bei der Registrierung ist die jeweilige Mitgliedschaft anzugeben. Für Nichtmitglieder kostet das entsprechende Paket zwischen 9,99 €. Für kleine Museen, Galerien, Sammler:innen und Stiftungen haben wir ein Paket für 11,99 €, für die Erfassung mehrer Künstler:innen in einem Verzeichnis und für Galerien für die Erfassung mehrerer Werkverzeichnisse in einem Account. Diese kostet 16,99 €. Die Abrechnung erfolgt bequem und sicher über SEPA-Lastschrift Mandat.

Sie finden nicht das richtig Paket? Sprechen Sie uns an: support@aakio.info

Welche Lösung ist die richtige für Sie?

AAKIO Artist

AAKIO Artist eignet sich optimal für Werkverzeichnisse, Vor- und Nachlässe sowie Inventare. Es beinhaltet eine vollständige Erfassung der Werke einer Künstlerin oder eines Künstlers. Das Einstiegsalter spielt dabei keine Rolle: Entweder nutzt man die Software von Beginn an oder man strukturiert und dokumentiert das bisherige Gesamtwerk zu einem späteren Zeitpunkt – etwa wenn man sich bislang lieber ganz auf die künstlerische Arbeit konzentriert hat.

Auch Nachlässe lassen sich mit dieses Paket erfassen. Mit einem Häkchen in den Profileinstellungen lässt sich für die Suche in unserem System zusätzlich die Kategorie „Nachlass“ aktivieren. Im Profil können die Informationen zur verstorbenen Künstler:in und zur Kontaktperson getrennt erfasst werden.

Darüber hinaus werden ab Sommer 2026 die für uns freigegebenen Werke ohne zusätzliche Kosten auf unserer Plattform veröffentlicht und sind dort für alle Besucher:innen zugänglich.

Die Anzahl der Werke ist grundsätzlich unbegrenzt – limitiert lediglich durch die verfügbare Speicherkapazität. Mit 15 GB Speicherplatz lassen sich bei einer durchschnittlichen Bildgröße von 2 MB beispielsweise rund 7.500 Werke archivieren. Falls nötig, kann Speicherplatz kostengünstig hinzugebucht werden.

Zur Vereinfachnung der Pflege können bis zu drei Bearbeiter:innen eingeladen werden.

AAKIO Collector

AAKIO Collector ist ein Paket, das sich besonders für kleine Museen, kleine Galerien, Sammler:innen oder Stiftungen eignet. Im Unterschied zu einem Werkverzeichnis umfasst es eine Sammlung von Werken unterschiedlicher Künstler:innen. In der Regel besitzt man schließlich nicht den Großteil des Gesamtwerks einer einzelnen Künstler:in, sondern einzelne Arbeiten verschiedener Positionen.

Zur Vereinfachung der Verwaltung werden in diesem Paket alle Werke in einer gemeinsamen Übersicht angezeigt. So entfällt der Wechsel zwischen verschiedenen Werkverzeichnissen, und die Bearbeitung wird einfacher.

Darüber hinaus werden ab Sommer 2026 die für uns freigegebenen Werke ohne zusätzliche Kosten auf unserer Plattform veröffentlicht und sind dort für alle Besucher:innen zugänglich.

Da möglicherweise Museen einen höheren Dokumentationsbedarf haben, steht hier ein Speicherplatz von 25 GB zur Verfügung. Bei einer durchschnittlichen Bildgröße von 2 MB reicht dies für etwa 12.500 Abbildungen. Falls nötig, kann Speicherplatz kostengünstig hinzugebucht werden.

Zur Vereinfachnung der Pflege können bis zu drei Bearbeiter:innen eingeladen werden.

AAKIO Manager

AAKIO Manager ermöglicht die Erfassung beliebig vieler Werkverzeichnisse, Vor- und Nachlässe sowie Inventare – jeweils mit einer unbegrenzten Anzahl an Werken. Dieses Paket eignet sich besonders für Kunstmanager:innen, die mehrere Künstler:innen betreuen, sowie für Galerien und Museen. Jedes Verzeichnis wird unabhängig von den anderen geführt und separat gepflegt.

Auch für größere Stiftungen kann dieses Paket die passende Lösung sein – etwa wenn umfangreiche Werkbestände einer Künstler:in zu dokumentieren sind oder wenn Nachlässe übernommen werden.

Darüber hinaus werden ab Sommer 2026 die für uns freigegebenen Werke ohne zusätzliche Kosten auf unserer Plattform veröffentlicht und sind dort für alle Besucher:innen zugänglich.

Der Speicherplatz ist für den anfang groß genug: 45 GB ermöglichen bei einer durchschnittlichen Bildgröße von 2 MB die Archivierung von rund 22.500 Abbildungen. Zusätzlicher Speicherplatz kann bei Bedarf derzeit kostengünstig hinzugebucht werden.

Zur Vereinfachnung der Pflege können bis zu drei Bearbeiter:innen eingeladen werden.

Unglücklicherweise dauert alles länger als erwartet. Aber keine Sorge, wir arbeiten nur gerade an der öffentlichen Plattform. Ab ca. 31.07. gibt es dann die ersten Werkverzeichnisse zu sehen.

Preismodelle

 

AAKIO Demo

30 Tage kostenlos

AAKIO Artist

€ 6,99/Monat*

AAKIO Collector

€ 11,99/Monat*

AAKIO Manager

€ 16,99/Monat*

AAKIO Flex

Nichts gefunden?
 

Typ

Ein Verzeichnis
Ein:e Künstler:in

Ein Verzeichnis
Ein:e Künstler:in

Ein Verzeichnis
Mehrere Künstler:innen

Mehrere Verzeichnisse
Mehrere Künstler:innen

 individuell

Anzahl Kunstwerke

unbegrenzt

unbegrenzt

unbegrenzt

unbegrenzt

 unlimited

Anzahl Medien, je Werk

 5 5 5 5 individuell

Bild- / Datei- / Videogröße

 5 / 10 / 100 MB 5 / 10 / 100 MB 5 / 10 / 100 MB 5 / 10 / 100 MB individuell

Speicherplatz

 15 GB 15 GB 25 GB 45 GB individuell

Anzahl zusätzl. Bearbeiter*Innen

 — 3 3 3 individuell

E-Mail Support (Mo-Do 9:00 - 17:00)

 ✓ ✓ ✓ ✓ ✓

* Die Preise gelten für eine jährliche Zahlung.

Häufige Fragen

Ab dem 15.02. steht eine einfache Import-Funktion zur Verfügung, mit der alle in AAKIO verwendeten Textbestandteile bequem übernommen werden können. Dafür stellen wir ein Beispiel-Excel-Dokument bereit, an dem Sie sich bei der Strukturierung Ihrer eigenen Datei orientieren können, um einen reibungslosen und sinnvollen Import zu gewährleisten. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung sowie ein begleitendes Webinar werden wir rechtzeitig veröffentlichen.

Für einen vollständigen Import inklusive Bilder, erstellen wir Ihnen gerne ein Angebot.

Alle Daten werden täglich automatisch gesichert. Dies Backups rotieren über sechs Tage. Zusätzlich wird wöchentlich ein Snapshot der gesamten Datenbank erstellt, der acht Wochen lang archiviert bleibt. Gelöschte Daten werden im jeweiligen Nutzerkonto noch 7 Tage vorgehalten, sodass versehentliche Löschungen rückgängig gemacht werden können. Die Server stehen in Nürnberg und unterliegen deutschen Datenschutzstandards. Bitte beachten Sie: AAKIO ist kein Tresor für Originaldateien, sondern ein Online-Katalog zur professionellen Präsentation freigegebener Werke von Künstler:innen (ab Mitte nächsten Jahres).

In den kommenden Monaten wird AAKIO kontinuierlich erweitert. Geplant sind unter anderem die Möglichkeit, einzelne Werke für nicht registrierte Personen – etwa Sammler*innen oder Kurator*innen – freizugeben bzw. zu teilen. Darüber hinaus ist ab Mitte 2026 eine öffentliche Plattform vorgesehen, auf der Besucher*innen für AAKIO freigegebene Werke durchsuchen und recherchieren können. Die Umsetzung dieser Plattform erfolgt jedoch erst, wenn eine relevante Zahl an veröffentlichten Arbeiten vorhanden und zahlreiche Nutzer*innen auf AAKIO aktiv sind.

Außerdem planen wir eine Erweiterung des Exports, um ausgewählte Daten in druckbaren Formaten (z. B. für Ausstellungs- oder Versicherungslisten etc.) ausgeben zu können.
Zudem stellen wir bald ein buchbares Paket zur Verfügung, mit dem sich mehrere Werkverzeichnisse innerhalb eines Accounts betreuen und verwalten lassen.
Wenn Sie möchten, nutzen Sie gerne unsere E-Mail-Adresse feedback@AAKIO.io, um Ihre Anregungen oder Ideen zu teilen.

AAKIO ist eine Ausgründung der CDLX GmbH. Wir arbeiten seit vielen Jahren im Bereich freier Kunst, Bildung und Wissenschaft. Mit unserem Bewerbungsportal "applicare" haben wir von 2016 bis 2020 Software für die digitale Abwicklung von Ausschreibungsverfahren entwickelt – von der Formularverwaltung über Ausschreibung und Jurierung bis zur digitalen Vertragsunterzeichnung. Kunstschaffende und Institutionen in ganz Deutschland nutzen applicare seit Jahren erfolgreich.
Aufbauend auf diesen Erfahrungen haben wir AAKIO entwickelt – eine neue Software, die bereits von der Stiftung Kunstfonds und der Kunststiftung des Landes Sachsen-Anhalt eingesetzt wird.

Wenn Sie Ihre Daten exportieren möchten, können Sie den Vorgang jederzeit starten. Innerhalb weniger Stunden erhalten Sie per Download-Link ein ZIP-Archiv. Dieses enthält CSV-Dateien zur Weiterverarbeitung, alle hochgeladenen Medien sowie eine einfache HTML-Ansicht der Werke. Bei sehr umfangreichen Werkverzeichnissen kann das Erstellen des Archivs entsprechend mehr Zeit in Anspruch nehmen. Im Anschluss daran können Sie Ihren Account kündigen.